Glossário rápido
| Termo | Definição |
|---|---|
| Sequência | Processo do escritório representado como Kanban. Tem Fases e Cards |
| Pasta | Agrupador de Sequências por departamento na tela Minhas Sequências |
| Fase | Coluna do Kanban. Representa uma etapa do processo |
| Fase Final | Fase marcada como término do processo. Aparece com bandeira quadriculada 🏁 |
| Card | Item de trabalho dentro de uma Sequência. Cada instância do processo é um Card |
| Formulário Inicial | Formulário preenchido quando o Card é criado. Define os campos básicos |
| Formulário da Fase | Formulário próprio de cada Fase. Coleta as informações necessárias naquele momento |
| POP | Procedimento Operacional Padrão. Documentação editável da Sequência |
| Etiqueta | Tag colorida no topo do Card que sinaliza estado ou prioridade (ex.: Quente, Morno) |
| Automação | Regra do tipo Quando/Se/Então que dispara ações automaticamente |
| Template | Modelo de e-mail ou mensagem da Sequência, com campos dinâmicos |
| Relatório | Visualização tabular personalizada dos Cards, com filtros e colunas salvas |
| Painel | Conjunto de gráficos da Sequência. Tem ajuda de IA para gerar gráficos |
| Campo Condicional | Regra que mostra, esconde ou altera um campo com base no valor de outro |
| Auditoria | Log completo de tudo que aconteceu na Sequência — quem, quando, o quê |
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre Sequência e Tarefa? A Tarefa é para obrigações recorrentes com prazo legal (DAS, Folha, ECF). A Sequência é para processos com várias etapas que avançam ao longo do tempo (venda, abertura, baixa). Use Tarefa quando se repete todo mês, use Sequência quando tem fluxo.
Posso excluir uma Fase que tem Cards? Não diretamente. Mova os Cards para outra Fase primeiro. O sistema bloqueia a exclusão de Fase com Cards para evitar perda de dados.
Como faço para um cliente preencher um formulário sem precisar de login? Dentro do Card, no painel central, clique em Compartilhar Formulário da Fase X. Um link público é gerado — envie ao cliente. Ele preenche e os dados entram no Card automaticamente.
Por que o sistema não me deixa avançar o Card para a próxima Fase? Provavelmente há um campo obrigatório vazio no Formulário da Fase atual. Verifique se todos os campos marcados como obrigatórios estão preenchidos. Em algumas Sequências, o responsável também precisa estar atribuído.
Quem pode mudar o nome da Sequência ou as Fases? Depende das permissões configuradas em Editar → Configurações → Colaboradores. Geralmente apenas administradores e gestores do departamento têm essa permissão.
Como descubro quem moveu um Card para a Fase errada? Abra o Card → Detalhes Adicionais → Ver Movimentações. Ou vá em Editar → Auditoria e filtre pelo título do Card. Cada movimentação mostra quem, quando e de onde para onde.
Os e-mails dos Templates são enviados de qual endereço? Do endereço configurado nas integrações do escritório (geralmente um e-mail corporativo conectado). O cliente final recebe como se fosse enviado por aquele endereço — não aparece como envio da Sequence.
Posso ter a mesma Sequência em duas pastas? Não. Cada Sequência fica em uma única pasta por vez. Para movê-la, use o menu ⋮ do card da Sequência ou arraste-a até a aba da pasta de destino.
O que acontece quando excluo uma Sequência? Ela vai para a pasta Lixeira. Não é exclusão definitiva — você pode restaurar de lá se for engano. A exclusão permanente exige confirmação adicional e geralmente só é feita por administradores.
Posso criar um Card direto pelo Formulário Inicial sem entrar na Sequência? Sim, se o Formulário Inicial estiver compartilhado por link público. O Card aparece automaticamente na primeira Fase quando o cliente envia o formulário.