Solicitações são tarefas pontuais — diferente das recorrentes, elas não se repetem em ciclo fixo. Aparecem quando o cliente pede algo: rescisão de funcionário, atualização de dados cadastrais, credenciamento em algum sistema, certidão.
O que muda em relação a Recorrentes
A interface é muito parecida, mas com três diferenças importantes:
| Diferença | Em Recorrentes | Em Solicitações |
|---|---|---|
| Coluna de prazo interno | Prazo Meta | Prazo Interno |
| Coluna de prazo final | Prazo Legal | Vencimento |
| Botão extra | — | Nova Solicitação (canto esquerdo) |
O conceito de Prazo Interno × Vencimento é equivalente ao de Meta × Legal: o primeiro é a data que o escritório se compromete internamente, o segundo é o prazo limite combinado com o cliente.
Como criar uma nova solicitação
Use o botão Nova Solicitação no canto superior esquerdo. No modal que abre, você define:
- Tarefa Livre — toggle para criar uma solicitação sem vínculo com tarefas cadastradas
- Departamento — selecione o departamento responsável
- Tarefa — digite para buscar uma tarefa existente (precisa selecionar o departamento primeiro)
- Empresa — pesquise por nome, CNPJ ou cidade e selecione o cliente
Ao final, clique em Criar Solicitação.
💡 Por que rótulos personalizados nos anexos? Cada tipo de solicitação tem documentos diferentes. Em uma rescisão você precisa de aviso prévio, TRCT, recibo; em um credenciamento Caixa você precisa de procuração, certidão. Os rótulos garantem que ninguém esquece nenhum documento da lista.
Detalhe de uma solicitação
Ao clicar em uma solicitação, abre o painel lateral, parecido com o de tarefas recorrentes, mas com três botões de ação específicos no topo da seção Anexos:
| Botão | Quando usar | Efeito |
|---|---|---|
| Concluir | A solicitação foi atendida com sucesso | Marca como entregue |
| Desconsiderar | A solicitação não precisa mais ser feita (cliente desistiu, foi duplicada, etc.) | Encerra sem entrega — sai da lista de pendentes mas não conta como entregue |
| Impedir | Algo bloqueia o atendimento temporariamente | Marca como impedida, podendo voltar a ser tratada depois |
⚠️ Atenção: e-mail não é enviado automaticamente. A tela avisa: "E-mail não enviado automaticamente. Você pode enviar manualmente após concluir." Ou seja, concluir a solicitação não dispara comunicação para o cliente. Se ele precisa ser avisado, faça isso manualmente.
Seções do detalhe da solicitação
Além de Anexos, a solicitação tem outras seções expansíveis: Formulário (dados personalizados preenchidos quando a solicitação foi criada), Informações da Empresa (dados cadastrais do cliente) e Comunicações (histórico de e-mails e WhatsApp trocados sobre a solicitação). Há ainda um botão Excluir no canto, que apaga a solicitação definitivamente (use com cuidado).
O que é o Formulário
A seção Formulário guarda os dados personalizados que foram preenchidos na abertura da solicitação. Cada solicitação pode ter campos diferentes — definidos pelo escritório quando configurou o formulário. Os campos exibem o rótulo (ex.: "Nome da empresa", "Tipo de Cadastro", "CNPJ") e o valor preenchido. Você pode editar os valores clicando neles, e reordenar os campos arrastando o ícone à esquerda. No topo do formulário há um botão Compartilhar, que permite enviar o formulário preenchido para outra pessoa.
Tipos de campo disponíveis
Ao criar ou editar um formulário, o sistema oferece os seguintes tipos de campo: Texto (com múltiplas linhas, para observações ou descrições longas), Número, Seleção (lista suspensa com opções pré-definidas), Escolha Única (botões de opção verticais), Múltipla Escolha (caixas de seleção) e Moeda (valores monetários formatados).
Filtros Avançados — combinando múltiplas condições
Para buscas mais sofisticadas que os filtros simples não dão conta, use o botão Filtros no canto superior direito. O painel deixa você montar buscas combinando:
- Selecione um campo — escolha sobre qual campo da solicitação filtrar
- Operador — igual a, contém, maior que, menor que, etc.
- Valor — o que você está buscando
Use + Adicionar condição para combinar várias condições (ex.: status = Pendente E responsável = Maria E vencimento < hoje). Você pode Salvar filtro atual para reusar depois — útil para visões que você consulta com frequência ("Minhas solicitações atrasadas", "Solicitações do cliente X esta semana"). Filtros já salvos aparecem em Filtros Salvos.
Links Públicos — o cliente abre a solicitação sozinho
Pelo menu ⋮ no canto superior direito, acesse Links Públicos. Cada formulário tem ícones para copiar o link (📋) e abrir em nova aba (🔗). Ao clicar, o cliente vê um formulário público onde preenche o CNPJ/CPF e demais dados.
Os formulários são agrupados por departamento (Comercial, Contábil, DP, Fiscal, Legalização, Ordens de Serviços, Sucesso do Cliente). Em cada um, você vê a quantidade de formulários disponíveis naquele departamento e, para cada formulário, o ícone de copiar link e o ícone de abrir em nova aba.
💡 Como usar na prática? Copie o link e envie para o cliente (por e-mail, WhatsApp, ou coloque no site do escritório). Quando o cliente preencher, a solicitação cai direto na aba Solicitações — sem ninguém precisar digitar.