Glossário rápido
| Termo | Significado |
|---|---|
| Tarefa | Obrigação ou solicitação que precisa ser entregue |
| Recorrente | Tarefa que se repete em ciclo fixo (mensal, trimestral, anual) |
| Solicitação | Pedido pontual, geralmente vindo do cliente |
| Regra | Processo que agrupa várias tarefas encadeadas |
| Competência | Período de referência da obrigação (ex.: 05/2026) |
| Prazo Meta / Interno | Data definida pelo escritório como meta de entrega |
| Prazo Legal / Vencimento | Data limite oficial (Receita ou combinado com cliente) |
| Impedida | Tarefa bloqueada temporariamente — volta a ser tratada depois |
| Dispensada | Tarefa que não se aplica mais àquela empresa |
| Desconsiderar | Encerrar solicitação sem entrega (vale só para Solicitações) |
| Anexo | Arquivo vinculado à tarefa (guia, recibo, contrato) |
| Atividades | Histórico cronológico de ações na tarefa |
| Painel | Dashboard com gráficos e indicadores |
| Link Público | Formulário que o cliente preenche para abrir solicitação direto |
Perguntas frequentes
Posso excluir uma tarefa recorrente? Não. Tarefas recorrentes não podem ser excluídas, porque representam obrigações reais do escritório. O que você pode fazer é Dispensar — informando que aquela obrigação não se aplica mais àquela empresa (ex.: mudança de regime). A dispensa precisa ser feita dentro da tarefa específica, não pela tela principal.
Qual a diferença entre "Impedir" e "Dispensar"? Impedir é um bloqueio temporário — use quando algo trava o trabalho mas vai se resolver (cliente atrasou um documento, sistema da Receita fora do ar), e a tarefa volta depois. Dispensar é para quando a tarefa não se aplica mais — use quando a empresa não precisa mais entregar aquela obrigação (ex.: trocou de regime tributário e a obrigação não cabe no novo regime).
Qual a diferença entre "Desconsiderar" e "Dispensar"? Desconsiderar existe só em Solicitações — encerra a solicitação sem entrega, útil quando o cliente desistiu ou a solicitação foi duplicada. Dispensar existe em tarefas recorrentes e tira a obrigação do ciclo futuro daquela empresa.
Por que tenho duas datas de prazo? Para você ter folga. O Prazo Meta (ou Prazo Interno, nas Solicitações) é uma data interna, escolhida pelo escritório, em geral alguns dias antes do prazo oficial. O Prazo Legal (ou Vencimento) é o prazo limite real. Trabalhar com a Meta evita correria de última hora e dá margem para imprevistos.
Onde vejo o que cada pessoa fez em uma tarefa? Dentro da tarefa, clique em Atividades no canto superior direito do painel. Você verá o histórico cronológico — quem anexou arquivo, quem mudou status, quem enviou e-mail, com data e hora.
O cliente recebe e-mail quando eu concluo uma solicitação? Não automaticamente. A própria tela avisa: "E-mail não enviado automaticamente. Você pode enviar manualmente após concluir." Se o cliente precisa ser informado, faça isso pelo módulo de Comunicação (ou WhatsApp/e-mail externo) depois de concluir.
O cliente pode abrir uma solicitação direto, sem me mandar mensagem? Sim, usando Links Públicos. No menu ⋮ no canto superior direito, copie o link do formulário do departamento certo e envie para o cliente. Quando ele preencher, a solicitação aparece automaticamente na aba Solicitações.
Como anexar um arquivo se o sistema não está reconhecendo automaticamente? O caminho normal é pelo módulo LevaArquivo, que classifica e distribui automaticamente. Se o arquivo não for reconhecido (nome com caracteres especiais, CNPJ diferente do cadastrado, template ainda não criado), use o upload manual direto na tarefa: abra a tarefa → seção Anexos → Adicionar anexo.
Posso ver quantas tarefas cada pessoa do meu time tem? Sim. Acesse Painéis (botão no canto superior direito) e vá para a aba Colaboradores. Você vê a distribuição por departamento e por pessoa, com totais e quanto cada um tem pendente, atrasado, concluído etc.
Como criar um gráfico personalizado para acompanhar uma métrica específica? Em Painéis, aba Painéis, use Adicionar gráfico (configura manualmente) ou o campo Descreva um gráfico com IA… (basta descrever o que você quer ver). Os campos disponíveis cobrem tudo o que você capta na criação da tarefa.